ORGANISEREN VAN ACTIVITEITEN

'Wij organiseren nu al voor de zevende keer aan het begin van de zomer een eetfestijn voor en door alle buurtbewoners. Een dag om echt naar toe te leven. Het eten, goede weer en de kinderspelen zijn belangrijk. Maar nòg leuker zijn eigenlijk de voorbereidingen. We vergaderen kort en efficiënt, zodat we genoeg tijd hebben om bijvoorbeeld kookideetjes uit te wisselen of gewoon te praten.'

Ik zoek een activiteit om aan deel te nemen.
Ik wil graag iets organiseren, maar hoe begin ik eraan?
Ik wil met onze vereniging graag een project opstarten maar weet niet waar te beginnen? 
Ik zoek draaiboeken of checklisten voor de organisatie van activiteiten.
Ik organiseer een activiteit. Hoe maak ik hiervoor promotie?
Ik zoek geld voor (het uitvoeren van) mijn activiteit.

Ik zoek een leuke activiteit om aan deel te nemen.

Duizenden verenigingen in Vlaanderen organiseren dagelijks honderden activiteiten... dus zal er zeker wel iets voor jou bij zijn. Vraag na bij je gemeente, surf naar een verenigingensite of bekijk deze kalenders eens.

www.prettiggeleerd.be (Sociaal-cultureel activiteiten kalender)                        
www.minderhedenforum.be (Activiteiten van minderhedenorgansiaties)               
www.11.be (Activiteiten uit de Noord-Zuid Beweging)
www.bondbeterleefmilieu.be (Activiteiten uit de Natuur- en milieubeweging)                
www.vlaamsesportfederatie.be (Activiteiten van sportverenigingen)

Of bedenk waar je zin in hebt en klik dan door naar de (agenda op de) website van een specifieke verenigingen. Zoek hier een vereniging in je buurt.

Heb je zin om zelf de handen uit de mouwen te steken? Dat moet niet altijd veel tijd, geld of creativiteit vragen. Een briefje in de bus van je buren waarop je hen uitnodigt om op een zonnige zondag samen te ontbijten op straat. Hang een zoekertje op voor mensen die ook zin hebben om samen te gaan zwemmen, dansen,... 

Sluit je aan bij een bestaande vereniging en beidt daar vrijwillig je talenten aan. Of ga gericht op zoek naar vrijwilligerswerk waar je acties of activiteiten kan organiseren.
|terug|

Ik wil ook graag iets organiseren, maar hoe begin ik eraan?

Je hebt een idee wat je graag zou organiseren of opzetten, maar hoe begin je er aan? Of het nu een straat-barbecue is, een debatavond in je wijk, een flyeractie in je gemeente of een groots opgezet festival: je bedenkt best op voorhand hoe, wat, waar, waarom en met wie je van start wil gaan. Zo verspil je geen tijd, energie en geld en creëer je geen valse verwachtingen.  Bedenk dat veel werk sneller, gemakkelijker en vaak ook beter gaat als je kan samenwerken, bijvoorbeeld met andere verenigingen. Vind het warm water niet uit!

Er zijn cursussen, georganiseerd door verenigingen of bedrijven, en zelfs heuse opleidingen die je leren hoe je een activiteit goed kan voorbereiden, organiseren en opvolgen. Maar houd dit overzicht alvast in de gaten: voor je een activiteit organiseert, overloop eens de vijf 'P's': Product, Prijs, Plaats (en tijd), Personeel en Promotie.

Probeer je activiteit zo goed mogelijk te plannen. Je kan daarvoor bijvoorbeeld gebruik maken van deze draaiboeken en checklists (controlelijstjes). Of kijk al eens op deze website www.organisator.be/gids.php voor praktische gids over het huren van zalen, verzekeringen, afbouw, enz.  
|terug|

Ik wil met onze vereniging graag een project opstarten maar weet niet waar te beginnen?

Projectmanagement is meer dan 'even iets organiseren'. Een van de definities:
"Projectmanagement is de toepassing van kennis, vaardigheden, tools en technieken op project activiteiten met als doel de behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden te realiseren of te overtreffen." Klinkt moeilijk, maar wil vooral aangeven dat je doordacht te werk moet gaan met de verschillende aspecten van een project: financiën, communicatie, netwerking, evaluatie, schrijven van projectaanvragen,...

Zonder volledig te willen zijn: hier zijn een aantal richtvragen die je best vóór de start van je project kan overlopen.

• Wat zijn uitgangspunten (context) voor het project?
• Wat is doel van het project?
• Wat zijn de beoogde eindresultaten?
• Wat zijn de fasen, de meetbare tussenstappen  en -resultaten?
• Met welke partijen (bedrijven, instanties) wordt binnen het project samengewerkt? Geef ook de specifieke inbreng per partij en de wekverdeling aan.
• Wat is de meerwaarde van het project voor de betrokken partijen?
• Wat is de meerwaarde van het doelpubliek voor het project? 
• Past het project bij (het imago van) onze vereniging? 
• Wat is de vermoedelijke startdatum en looptijd van het project?
• Heb je al een indicatie van de vermoedelijke kosten? 
• Worden er innovatieve technieken toegepast of ontwikkeld in je project?

Is je vereniging lid van een koepelorganisatie? Bekijk dan met hen eens of er meerdere lidorganisaties behoefte hebben aan vorming over projectmanagement. Of kijk alvast eens bij het vormingsaanbod of er geen concrete cursussen worden aangeboden over bepaalde deelaspecten van projectbeheer.
|terug|

Ik zoek draaiboeken of checklisten voor de organisatie van activiteiten.

Een aantal praktijkvoorbeelden:
Checklist Praktische Organisatie (auteur: KH) (pdf, 38 kB)
Checklist Milieuvriendelijk organiseren van een evenement (auteur: KH) (pdf, 28 kB)

Theoretische hulpmodellen vind je ook in deze werken:

• Handboek manifestaties en evenementen: organisatie en structuur. Brussel, 2005.
• Stes, Jan. Draaiboek Eerste Hulp bij evenementen. Antwerpen, 1998. 
• Guido Louwet, Organiseren van evenementen. Leuven, 1999, 33 pag. 
• Dhant, Fred. Draaiboek opstarten van een cultureel project. Leuven, 2005, 94 pag.
• Desloovere, Ward en Vansteelandt, Bea. Draaiboek voor tentoonstellers: infodossier. Gent, 2004. - Houben, Jo. Voorbereiden van aktiviteiten in het sociaal-kultureel en educatief werk. Amsterdam, 1985, 78 pag. 
• De Baere, Nicolas (red), Fremout, Geert (red) e.a. Lokale Agenda 21: draaiboek editie 2001. Brussel 2001, 374 pag. 
•  Van Grunderbeekc, Jos. Organiseren, een wereld apart. Leuven, 2005, 40 pag.

|terug|

Ik organiseer een activiteit. Hoe maak ik hiervoor promotie?

Klaar om je buurt, gemeente, provincie of de wereld te veroveren? Super! Maar in je eentje? Tijd om promotie te maken voor wat je gaat organiseren. Kijk even in deze handige Promotiegids, met een overzicht aan promotievoorbeelden en -tips.

Start je promotie voorbereiding altijd met een korte controle over het hoe en waarom je promotie voert. Overloop deze Promotie-checklist (jpg, 47 kB)bij voorkeur samen met vrijwilligers, bestuurders of mede-organisatoren, zodat je het allemaal eens bent over de tijd, het geld en de energie die je in de promotie wil steken.

Of zoek inspiratie in een van onderstaande werken die handelen over promotie en communicatie in de NGO-wereld.

• Goubin, Eric. Tante Mariette en haar fiets: handboek overheid- en verenigingencommunicatie. Brugge, 2002, 300 pag.
• Titeca, Kurt. De persconferentie: een praktische leidraad. 1999, 9 pag.
• Boon, Gerard; Brants, Kees en De Graaf, Jochum. Het mediaboek: hoe kon je in de media? Amsterdam, 1998, 231 pag.
• Van Grunderbeekc, Jos. Organiseren, een wereld apart. Leuven, 2005, 40 pag.
• Goiris, Pieter. Marketing van de vrijetijdsbesteding: hoe breng ik mijn activiteiten aan de M/V. Brussel, 1997, 35 pag.

|terug|

Ik zoek geld voor (het uitvoeren van) mijn activiteit.

Praktische tips, subsidiekanalen en projectoproepen,... Een antwoord op alles vind je hier!