Naar een digitaal verenigingsloket?

Binnen afzienbare tijd komt er een ‘digitaal ondernemingsloket’ en het ‘digitaal burgerloket’ wordt nog in 2018 gelanceerd. Is een soort ‘digitaal verenigingsloket’ ook een goede piste? ‘de Verenigde Verenigingen’ denkt – samen met meerdere sectoren – van wel.

Terug naar het begin

De kiem van dit loket is te vinden in het regeerakkoord 2014-2019. Daarin is sprake van een gecoördineerd Vlaams vrijwilligersbeleid, dat o.a. de versnippering van informatiekanalen wil tegengaan.  Het daartoe opgericht Horizontaal Overleg Vrijwilligerswerk formuleerde zes ambities en maakte een actieplan op. Een van die ambities was het ondersteunen van het verenigingsleven door regelgeving te vereenvoudigen en de piste van een digitaal verenigingsloket te onderzoeken. Dat idee sluit aan bij de ambities van ‘Vlaanderen radicaal digitaal’. Dat verkennend onderzoek start binnenkort, maar in de schoot van ‘de Verenigde Verenigingen’ wordt al langer nagedacht over wat zo’n digitaal verenigingsloket al dan niet moet omvatten en wat er concreet moet gebeuren.

digitaalloket1

Bron: Vlaamse overheid, Informatie Vlaanderen, Demo burgerloket en vooruitblik verenigingsloket, Naar een Digitaal Verenigingsloket: denkt u mee? de Verenigde Verenigingen, 21 februari 2018

regulitistaskforceDe eerste stapjes

De Verenigde Verenigingen, samen met de Ambrassade, Formaat en De Federatie brachten de linken tussen verenigingen en diverse overheden in kaart. Welke papierstromen bestaan er vandaag en wat zijn uitdagingen bij digitalisering van deze processen? Waar zijn verenigingen en vrijwilligers bij gebaat? Op 21 februari 2018 organiseerden deze organisaties een feedbackmoment  onder de noemer ‘Naar een digitaal Verenigingsloket: denkt u mee?’, waaraan zowel verenigingen, lokale overheden, Informatie Vlaanderen (ontwerper van het burgerloket en verenigingsloket), het Departement Cultuur, Jeugd en Sport als andere stakeholders deelnamen. Het gaf ons de kans om ideeën en geformuleerde uitdagingen te toetsen aan de (toekomstige) betrokkenen.

Het verslag van dit denkmoment kan u hier downloaden.

Wat moet ik me voorstellen bij een ‘digitaal verenigingsloket’?

Een digitaal verenigingsloket zou technisch kunnen ontwikkeld worden naar analogie met het digitaal burgerloket, waarvan het ontwerp er veelbelovend uitziet. Het wordt dus geen aparte website – en dus geen echt ‘loket’ – maar eerder een soort ‘assistent’. 

Verenigingen moeten vandaag voor allerhande formaliteiten langs gaan (in levende lijve of digitaal) bij verschillende overheden (federaal, Vlaams, provinciaal, gemeentelijk) en private dienstverleners (energieleverancier, bank,…).  Zo zijn er de aanvragen van lokale subsidies, uitleenmateriaal, vergunningen allerhande, enz. Bij deze verschillende contacten moeten keer op keer dezelfde gegevens ingevoerd worden, vaak zelfs nog op papier en ondertekend. Denk maar aan identificatie, gegevens over de werking van de vereniging (verleden of toekomst, afhankelijk van onderwerp van dienstverlening). 

digitaalloket2

Bron: Vlaamse overheid, Informatie Vlaanderen, Demo burgerloket en vooruitblik verenigingsloket, Naar een Digitaal Verenigingsloket: denkt u mee? de Verenigde Verenigingen, 21 februari 2018

Met het verenigingsloket reist je profiel als vereniging mee, ongeacht via welke deur je bij een overheidsdienst binnenkomt. Je moet dan slechts eenmaal de informatie ingeven en deze informatie wordt gedeeld. Je krijgt als het ware een persoonlijke assistent. De informatie die je als vereniging zoekt, is dan ook aangepast aan wat voor jouw vereniging van toepassing is, ongeacht via welke overheidssite je op zoek gaat. Aanmelden zou ook vanop verschillende toestellen en op verschillende manieren kunnen.

Wat is de meerwaarde van een digitaal verenigingsloket?

Voor lokale vrijwilligers en verenigingen

  • Vooral het terugdringen van administratieve lasten (voor vrijwilligers) is een meerwaarde. Zo zullen basisgegevens van je vereniging slecht éénmalig en op één plek moeten ingevoerd worden.
  • Er volgt een volledig digitale afhandeling van (enkele) procedures.
  • Je ontvangt automatisch notificaties of reminders als deadlines voor procedures naderen (berichtenbox).
  • Minder fouten en slordigheden, dus minder rompslomp en tijdsbesparing.
  • Je krijgt een overzicht van relevante administratieve procedures en gezette stappen.
  • Meer continuïteit en minder perikelen bij wissels van bestuurders en/of verantwoordelijken.
  • De historiek van de vereniging komt en blijft beter in beeld.
  • Je krijgt toegang tot (lokale) regelgeving en informatie op maat van het eigen werkingsgebied.

Voor lokale besturen

  • Lokale overheden krijgen een beter zicht op het aantal en de aard van organisaties die in de gemeente actief zijn. Zo kan het verenigingsloket een hulpmiddel zijn voor lokale monitoring. 
  • Het biedt tevens de mogelijkheid tot informatie en communicatie op maat van organisaties in de eigen gemeente. Doel is ook meer afstemming te realiseren tussen verschillende lokale procedures en dus de efficiëntie te verhogen. 
  • Aangezien er minder tijd moet gestopt worden in papieren dossieropvolging komt er tijd vrij voor persoonlijk contact met verenigingen.

Sensibilisering zal nodig zijn. Hoe meer organisaties het loket gebruiken, hoe meer/sneller gemeenten hun procedures zullen digitaliseren.

Voor de Vlaamse overheid

  • Het digitaal verenigingsloket kan een tool zijn bij het concreet stimuleren van lokaal engagement, vrijwilligerswerk en verenigingsleven.
  • Vlaanderen kan via die weg ook een beter zicht krijgen op het aantal en de aard van vrijwilligersinitiatieven en verenigingen. 
  • En tevens is er de mogelijkheid om administratieve processen efficiënter te laten verlopen en om coherent en gericht verenigingen te informeren over wijzigingen in administratieve procedures.

Voor anderen

Ook niet-publieke actoren kunnen via het verenigingsloket informatie of dossierbehandeling aanbieden (bijv. energieleveranciers, banken, onderzoekers,…).

Hoe verder?

De opmerkingen en bedenkingen die door de deelnemers van het feedbackmoment werden geformuleerd worden verder meegenomen in het ontwikkelingsproces. Heb je zelf nog suggesties of bedenkingen bij een digitaal verenigingsloket? Je mag ze steeds doorgeven aan de Verenigde Verenigingen (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Of je kunt ook deze enquête van het departement Cultuur, Jeugd en Media voor vrijwilligers invullen en verder verspreiden.